Semangat modernisasi koperasi melalui digitalisasi nampaknya terus meningkat karena  Pemerintah cq Kemenkop-UKM terus mendorong dan memfasilitasi. Dari 120.000 koperasi di Indonesia,  mungkin sudah ada lebih dari 1.000 koperasi  digital. Di samping itu, digital literacy masyarakat (pengguna smartphone, pemanfaatan medsos, aplikasi dsb)  dan digital mindset  Pengurus Koperasi juga terus meningkat.

KOPERASI MODERN

Koperasi Modern adalah Koperasi yang menjalankan kegiatan dan usahanya dengan cara-cara baru dan manajemen atau tata kelola koperasi yang baik (Good Coorporative Governance/GCG ), memiliki daya saing dan adaptif terhadap perubahan. Cara-cara baru tersebut adalah penerapan teknologi informasi atau digital pada koperasi. Paling tidak ada beberapa  kriteria yang disebut koperasi modern sbb :

1. Daftar Anggota Berbasis Elektronik/digital

2. Manajemen Koperasi yang Profesional

3. Rapat Anggota Tahunan (RAT) dilakukan secara online

4. Diversifikasi usaha tersedia  dalam aplikasi  (bukan hanya simpan -pinjam)

5. Digitalisasi meningkatkan new revenue stream (pendapatan baru)/monetisasi

6. Orientasi usaha berbasis model bisnis (Hulu-Hilir, Kemitraan Terbuka dengan para pihak/inklusif/ closed loop)

7. Inklusif terhadap perkembangan usaha anggota (Promosi Ekonomi Anggota)

Stigma mendigitalisasi koperasi itu mahal, sudah berubah dengan lahirnya pola sharing capacity (berbagi kapasitas) sehingga  biaya teknologi menjadi murah. Semakin banyak penyedia aplikasi koperasi digital yang menawarkan pembiayaan pola sewa aplikasi sesuai dengan pemakaian. Koperasi tidak perlu repot dengan investasi perangkat, server dsb, cukup  mengeluarkan biaya operasional (opex) sesuai penggunaan. Tingkat keamanan data juga terjamin. Bahkan biaya sewa aplikasi dapat menghasilkan pendapatan baru (new revenue stream).jika anggota aktif bertransaksi.  Fee dari payment dan fee transaksi perbankan dll dapat menutup biaya sewa bahkan menambah pendapatan baru.

4 KOMPONEN PENTING

Terdapat 4 unsur atau komponen penting dan perlu dipersiapkan  ketika sebuah koperasi melakukan implementasi digital. Yang paling pertama adalah ketersediaan dan mindset digital   SDM /brainware, tanpa SDM maka 3 unsur lainnya tidak akan berjalan.

1. Unsur

Sasaran

Brainware/SDM

Pengurus, Pengelola, Anggota,

2. Software

Penyediaan  aplikasi : (1) bangun aplikasi sendiri ( biaya investasi/capital expenditure) (2) sewa aplikasi (biaya variable/ operational expenditure)

3. Hardware

Desktop, smartphone, server/cloud, perangkat pendukung,  internet

4. Regulasi

UU Koperasi, Permenkop, AD/ART, Model bisnis, SOP Koperasi)

KRITERIA PENYEDIA PLATFORM DIGITAL

Dari demikan banyak penyedia aplikasi,  berikut tips  kriteria berikut perlu dipertimbaNgkan agar implementasi berjalan sesuai target:

A. Perusahaan berbadan hukum 

- Memiliki team yang paham regulasi dan operasional koperasi  (bukan hanya pengetahuan teknologi digital)

- Mempunyai pengalaman (track record) mengimplementasikan aplikasi digital pada koperasi

- Mengetahui kebutuhan koperasi yang minimal dan maksimal, tidak berorientasi bisnis semata

- Mendampingi implementasi hingga  operasional  berjalan lancar

- Menawarkan pilihan solusi biaya yang sesuai dengan kemampuan koperasi

- Modul  dapat digunakan dalam ekosistem koperasi primer dan sekunder

B. PLATFORM dan MODUL

Platform Core System Koperasi  (seperti core banking) adalah  platform sistem teknologi informasi yang utama (inti) terpenting di koperasi, yang digunakan untuk mengelola bisnis dan meng- handle semua aktivitas transaksi anggota dan keuangan koperasi hingga menghasilkan laporan keuangan dan pembagian SHU Anggota, terdiri dari :

- Sistem Manajemen Anggota 

- Sistem Manajemen Modal & Simpanan 

- Sistem Usaha Simpan Pinjam 

- Sistem Usaha Produksi/Retail/Trade/Logistik/eCommerce/POS/Mart/Kios, dll 

- Sistem Manajemen Persediaan dan Gudang  

- Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia  

- Sistem Manajemen Aktiva Tetap 

- Sistem Keuangan dan Akuntansi 

- Sistem Pembagian Sisa Hasil Usaha 

- Sistem Pelaporan, dll. 

Aplikasi Digital Koperasi  terdiri dari : 

Mobile -- Aplikasi Mobile untuk staff koperasi  (Admin) dan Anggota Koperasi agar dapat mengakses koperasi dengan mudah dan bertransaksi secara digital untuk membayar berbagai produk digital, tagihan, berbagi antaranggota, antarkoperasi, dan berbagi melalui kanal bank, ATM Bersama, GPN, pembayaran dengan QRIS (Quick Response Code Indonesian Standard).

Multiusaha -- Aplikasi Bisnis untuk unit usaha retail untuk pengelolaan seluruh operasional bisnis retail di koperasi. Koperasi dapat melakukan pengelolaan inventory barang, pencatatan pembelian, pencatatan hutang ke supplier, sistem POS/penjualan, hingga modul keuangan yang terintegrasi.

C. IMPLEMENTASI

Pastikan bahwa perusahaan penyedia platform memiliki tim yang mendampingi tim Koperasi , paling tidak selama 6-12 bulan, dengan kegiatan sbb :

- Pelatihan implementasi

- Verifikasi dan validasi data (anggota, keuangan, dan akuntansi)

- Migrasi database

- Akuisisi end users

BERAPA BIAYA DIGITALISASI ?

Tentu saja biaya dari masing-masing penyedia bervariasi, bisa mulai dari Rp 500.000 hingga puluhan juta tergantung kebutuhan koperasi. Paling tidak komponen biaya sbb :

1.Biaya sewa cloud server per bulan  termasuk maintenance

2. Implementasi dan support terdiri dari : 

- Setup aplikasi

- Migrasi database koperasi

- Pelatihan user selama  3-4 hari online/offline

- Support teknis aplikasi selama 1 (satu) tahun (ONLINE) dan dapat diperpanjang tahun berikutnya.

- Tergantung jumlah Tim dan lokasi

3. Biaya internet banking dan mobile banking  : cek saldo simpan pinjam, cek mutasi, pemindahbukuan, berbagi antaranggota, antarkoperasi, berbagi melalui kanal bank, pengajuan pinjaman online, beli pulsa/data, token listrik, bayar transaksi belanja, dll

*)Tergantung jumlah anggota/bulanan

4. Biaya transportasi, penginapan  dan akomodasi Tim  2 orang  selama pelatihan

*)Tergantung lokasi

5. Server lokal, desktop,  laptop, adminitrasi

Optimalkan milik koperasi yg ada (tidak ada biaya)

Waktu terus berjalan, kebutuhan  Anggota koperasi dan pelanggan koperasi terus berubah, teknologi juga terus  berubah sangat cepat. Maka tak ada alasan menunda digitalisasi koperasi agar usaha koperasi terus tumbuh dan berkelanjutan (sustain).

Selamat berkoperasi digital !

Konten ini telah tayang di Kompasiana.com dengan judul "Tips Memilih Penyedia Aplikasi Koperasi Digital", Klik untuk baca:

https://www.kompasiana.com/jamesnow/62e4e34ea51c6f5eff4bf117/tips-memilih-penyedia-aplikasi-koperasi-digital?page=4&page_images=1

Kreator: James Martua Purba